Politique de confidentialité

ESDI Manager — dernière mise à jour : 27 septembre 2026

Cette politique explique quelles données personnelles ESDI traite quand vous utilisez ESDI Manager (le « Service ») : le site manager.esdi.pro, l'application mobile ESDI Manager pour iPhone et Android, et l'agent que vous pouvez installer sur votre ordinateur. Elle dit à quoi servent ces données, à qui elles sont transmises, combien de temps elles sont gardées et comment exercer vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et au règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act).

1. Qui traite vos données

ESDI est responsable du traitement pour votre compte, la sécurité, la facturation et l'assistance. Pour les contenus que votre société traite avec le Service (conversations, documents, e-mails, plannings, souvenirs des assistants), ESDI agit pour le compte de votre société, qui décide de leur usage (ESDI est alors son sous-traitant au sens du RGPD). Pour ces contenus, vous pouvez aussi vous adresser à votre société.

2. À qui s'adresse le Service

ESDI Manager est réservé aux professionnels : une société l'utilise pour son activité, et ses membres s'y connectent avec le compte qu'elle leur ouvre. Le Service n'est pas destiné aux enfants et ne s'adresse pas aux personnes de moins de 16 ans ; ESDI ne collecte pas sciemment leurs données. Si vous pensez que c'est arrivé, écrivez-nous : nous les supprimerons.

3. Les données que nous traitons

Votre compte

Nom, adresse e-mail, rôle, société(s) de rattachement, préférences de votre profil, et mot de passe (stocké haché avec argon2id, jamais en clair).

La facturation (sur le site uniquement, jamais dans l'application)

Nom de la société, numéro SIREN, numéro de TVA, adresse, e-mail de facturation, paiements et factures. Le numéro de carte bancaire est saisi sur les pages de Stripe : ESDI ne le voit jamais.

Vos contenus

Messages échangés avec les assistants, fichiers et documents de l'espace de travail, photos que vous ajoutez, plannings, tableaux de bord, automatisations, souvenirs enregistrés par les assistants, et journal des actions réalisées par les assistants et de vos validations (pour pouvoir rendre compte de ce que fait l'IA).

Votre voix

Quand vous dictez un message ou utilisez le mode vocal : l'enregistrement de votre voix, et le texte des réponses lues à voix haute.

Les données des services que votre société connecte

Si votre société connecte une messagerie (Gmail, IMAP), un agenda, un stockage de fichiers, un logiciel de gestion ou d'autres outils, le Service accède aux données nécessaires à la tâche demandée, par exemple lire des e-mails pour qu'un assistant les trie ou prépare une réponse. Voir la section 8 pour les données Google.

Vos appareils et vos connexions

Jeton de notification de votre téléphone ou de votre navigateur (si vous activez les notifications), nom de l'appareil et date des connexions, adresse IP, type de navigateur, journal des connexions et des tentatives échouées.

L'usage du Service

Compteurs d'utilisation de l'IA et des services payés par ESDI (volumes, coûts), délais de réponse et erreurs.

4. Pourquoi, et sur quelle base

• Fournir le Service (assistants, voix, espace de travail, plannings, tableaux de bord, automatisations, notifications) — exécution du contrat conclu avec votre société.
• Connecter les services choisis par votre société (Google, messagerie, outils) — son instruction, et l'autorisation donnée au moment de la connexion, révocable à tout moment.
• Transmettre vos messages, vos fichiers et votre voix à une IA — exécution du contrat ; dans l'application, en plus, votre accord explicite, demandé avant votre premier message (section 5).
• Sécurité, prévention des abus, traçabilité des actions de l'IA — intérêt légitime et obligations légales.
• Facturation et comptabilité — exécution du contrat et obligation légale.
• Mesurer le fonctionnement du Service (volumes, délais, coûts, erreurs) pour le corriger et l'améliorer — intérêt légitime. ESDI fait ces mesures sur ses propres journaux, sans outil d'analyse tiers.
• Assistance et e-mails de service (invitation, sécurité, facturation) — exécution du contrat.

ESDI ne vend aucune donnée, n'affiche aucune publicité et ne vous suit pas d'une application ou d'un site à l'autre.

5. Intelligence artificielle

Le moteur d'IA de votre société

Pour répondre, le Service transmet à un moteur d'IA le contexte nécessaire à la tâche : votre demande, la partie utile de la conversation, les fichiers ou e-mails concernés, votre profil et celui de votre société. Ce moteur dépend du choix de votre société :

• le moteur fourni par ESDI : un modèle exécuté sur des serveurs d'ESDI en France, ou Mistral AI (France), selon la tâche ;
• ou un fournisseur choisi et connecté par votre société (par exemple Mistral AI, OpenAI, Anthropic ou Google, ou un modèle qu'elle héberge elle-même).

Les services d'IA utilisés dans tous les cas

Quel que soit ce choix, ESDI confie à Mistral AI (France) : la transcription de votre voix et la lecture à voix haute des réponses ; la lecture des documents scannés et des photos de documents ; l'indexation de la mémoire des assistants, qui leur permet d'y retrouver un souvenir.

La recherche sur le web

Quand un assistant cherche sur le web, sa requête part vers Brave Search, ou vers le moteur de recherche que votre société a installé. Elle part des serveurs d'ESDI, sans votre adresse IP ni aucun identifiant de votre compte : seul le texte de la recherche, formulé par l'assistant, est transmis. Les pages qu'un assistant consulte reçoivent de même une simple demande de nos serveurs.

Votre accord, dans l'application

Avant votre premier message dans l'application, un écran vous dit à qui vos messages, vos fichiers et votre voix sont transmis — le fournisseur d'IA en service pour votre société, et Mistral AI pour la voix — et vous demande votre accord. Il est enregistré et daté, et vous est redemandé si le fournisseur change. Sans cet accord, la conversation avec les assistants reste fermée ; le reste de l'application reste utilisable. Pour retirer votre accord : dans l'application, Réglages → Appareils et données → Retirer mon accord ; ou écrivez à info@esdi.pro.

L'entraînement des modèles

ESDI n'utilise pas vos données pour entraîner des modèles d'IA. ESDI a désactivé, sur son compte Mistral AI, l'utilisation des données transmises pour l'entraînement de ses modèles. Mistral AI les conserve, selon ses conditions, 30 jours pour détecter les abus, puis les efface. Le modèle exécuté sur les serveurs d'ESDI ne transmet rien à personne. Pour un fournisseur choisi par votre société, ce sont son contrat et ses réglages qui s'appliquent : avec un abonnement grand public connecté au Service (par exemple ChatGPT) ou une offre gratuite, l'usage de vos données pour l'entraînement dépend des réglages de ce compte, que votre société peut vérifier et désactiver.

Le contrôle humain

Chaque action d'un assistant est enregistrée dans un journal. Les actions sensibles, comme l'envoi d'un e-mail, attendent votre validation. Les réponses d'une IA peuvent contenir des erreurs : vérifiez-les avant de vous en servir (voir les conditions d'utilisation).

Signaler une réponse

Dans l'application, vous pouvez signaler une réponse d'un assistant qui vous paraît choquante, dangereuse ou fausse. Le signalement (la réponse concernée et votre commentaire éventuel) est enregistré et transmis à l'équipe d'ESDI, qui l'examine.

6. L'application mobile (iPhone et Android)

L'application ESDI Manager affiche votre espace ESDI Manager : les données y sont les mêmes que sur le site. Elle ne demande l'accès à une fonction du téléphone qu'au moment où vous vous en servez, jamais d'office, et vous pouvez le retirer à tout moment dans les réglages du téléphone.

• Micro : pour dicter un message ou parler avec vos assistants en mode vocal. Le micro n'est utilisé que pendant une dictée ou tant que le mode vocal est ouvert, et le téléphone le signale. L'enregistrement est envoyé à ESDI, transcrit par Mistral AI, puis effacé de nos serveurs.
• Appareil photo et photos : pour prendre ou choisir une photo à ranger dans votre espace ou à joindre à un message. Seules les photos que vous choisissez sont envoyées. L'application n'enregistre dans vos photos que les images que vous lui demandez d'y mettre.
• Notifications : si vous les activez, le téléphone fournit un jeton de notification qu'ESDI garde pour vous prévenir (un travail terminé, une action à valider). Les notifications passent par Apple (iPhone) ou Google (Android) : le titre et un court résumé de chacune transitent par leurs serveurs et peuvent s'afficher sur l'écran verrouillé. Vous choisissez les catégories dans Réglages → Notifications, et pouvez tout couper dans les réglages du téléphone.
• Connexion par code : un code à usage unique, affiché sur votre ordinateur et valable 5 minutes, peut relier le téléphone à votre compte.

L'application ne lit ni votre position, ni vos contacts, ni vos autres applications. Elle ne contient aucun outil de publicité ni de mesure d'audience, et ne vous suit pas. Sur le téléphone, elle garde votre session de connexion et vos préférences d'affichage. Les liens vers d'autres sites s'ouvrent dans un navigateur intégré : ces sites appliquent leur propre politique, et ESDI n'enregistre pas les pages que vous y visitez.

7. Agent PC (« bridge ») & contrôle d'écran

Si vous installez l'agent ESDI sur votre ordinateur, le Service peut, dans le périmètre que vous autorisez explicitement (dossiers, outils), lire et écrire des fichiers, exécuter des commandes ou piloter l'écran. Ces actions s'exécutent sur votre machine ; les actions destructrices demandent une confirmation. Pour piloter l'écran, l'agent envoie des captures d'écran au moteur d'IA de votre société, qui décide de l'action suivante. Si vous utilisez sur votre ordinateur l'agent d'un autre éditeur (par exemple Claude Code), il transmet les données à cet éditeur, selon votre propre abonnement. Vous pouvez révoquer l'agent à tout moment.

8. Utilisation des données des API Google

9. Destinataires & sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'à ESDI, aux membres de votre société selon les droits qu'elle leur donne, et aux destinataires suivants, pour ce qui est nécessaire au Service :

• Hébergement : OVHcloud (OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix) — serveur dédié d'ESDI en France, qui porte l'application, sa base de données et l'index de la mémoire des assistants, et un second serveur d'ESDI chez OVHcloud, en France, qui reçoit les copies de sauvegarde (section 10) ; OVHcloud héberge aussi la messagerie qui envoie les e-mails de service d'ESDI.
• Serveurs exploités par ESDI, en France : l'espace de travail des assistants (fichiers et programmes de travail) et le modèle d'IA d'ESDI.
• Mistral AI (Paris, France) : voix, lecture des documents scannés, index de la mémoire, et moteur d'IA fourni par ESDI selon la tâche.
• Le fournisseur d'IA choisi par votre société, si elle en a connecté un.
• Recherche sur le web : Brave Software (Brave Search, États-Unis) — les requêtes seulement, sans identifiant.
• Annuaire des entreprises : quand un assistant recherche des entreprises, sa requête (nom, secteur, commune) interroge l'API « Recherche d'entreprises » de l'État français, sans donnée sur vous.
• Notifications : Apple (iPhone), Google (Android, Firebase Cloud Messaging) et, sur le site, le service de notification de votre navigateur (le contenu y est chiffré pour votre navigateur).
• Paiement, sur le site uniquement : Stripe (Stripe Payments Europe, Dublin, Irlande).
• Les services que votre société connecte (Google, messageries, logiciels et outils), avec les autorisations qu'elle leur accorde.
• Les autorités, uniquement sur demande légale.

Une protection au moins équivalente

Chaque destinataire auquel ESDI confie des données pour faire fonctionner le Service est tenu, par contrat ou par ses conditions de traitement des données, d'assurer à vos données une protection au moins équivalente à celle décrite dans cette politique et exigée par le RGPD, et de ne les utiliser que pour rendre le service demandé. Quand votre société branche elle-même un fournisseur ou un service, ESDI ne lui transmet des données qu'à la demande de votre société : c'est alors le contrat entre votre société et ce fournisseur qui s'applique, et, dans l'application, son nom vous est indiqué avant votre premier message.

Hors de l'Union européenne

Certains destinataires sont situés hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis (Apple, Google, Stripe, Brave et certains fournisseurs d'IA). ESDI s'appuie pour ces transferts sur une décision d'adéquation de la Commission européenne, dont le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les entreprises certifiées, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission. Pour un fournisseur choisi par votre société, l'encadrement du transfert relève de son contrat avec ce fournisseur.

10. Durée de conservation

• Compte : tant qu'il existe. À sa suppression, votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe sont effacés aussitôt (section 13).
• Session de connexion : 30 jours, prolongée à chaque utilisation.
• Enregistrements de votre voix : effacés des serveurs d'ESDI dès la transcription ; conservés 30 jours par Mistral AI, selon ses conditions, pour détecter les abus.
• Conversations avec les assistants (résultats des outils et pièces jointes compris), documents, photos, plannings et heures de travail (pointages), tableaux de bord, automatisations, notifications, souvenirs des assistants, leurs réglages et l'historique de ces réglages : tant que votre société les garde. Une conversation que vous supprimez disparaît de votre liste, mais reste dans l'espace de votre société jusqu'à la suppression de celle-ci. À la fin du contrat, quand la société est supprimée, ESDI les efface avec elle, comme le RGPD le prévoit pour un sous-traitant : de la base, des fichiers de nos serveurs et de l'index de la mémoire ; les sessions de connexion de ses membres sont fermées. Si une partie de cet effacement doit être reprise, elle l'est dans un délai de 30 jours au plus.
• Ce que votre société doit conserver elle-même (par exemple les heures de travail de ses salariés) : c'est à elle de le récupérer avant de supprimer son compte, car ESDI ne le garde pas pour elle. Ses documents se téléchargent depuis son espace ; pour ses plannings et ses heures de travail, écrivez à info@esdi.pro avant la suppression : ESDI vous en remet une copie.
• Journal des actions de l'IA (ce qu'un assistant a fait, avec quel outil et quel modèle, et vos validations) : 5 ans, pour pouvoir rendre compte de ce que l'IA a fait. Quand la société est supprimée, il est anonymisé : il n'y reste plus aucun contenu (ni message, ni résultat, ni valeur de réglage), et il n'est plus consultable dans le Service.
• Journal des connexions : la date et la nature de chaque connexion, 5 ans au plus, avec le journal d'audit. L'adresse IP et l'appareil qui y figurent, comme dans nos autres journaux, sont effacés au bout de 12 mois.
• Demande de suppression de votre compte (votre adresse e-mail, l'adresse IP et l'appareil d'où elle a été faite) : gardée le temps de la traiter. La suppression faite, il n'en reste que la trace (dates, traitement), sans ces informations ; quand votre société est supprimée, la demande part avec elle.
• Jeton de notification : gardé tant que votre compte existe. Il ne sert plus dès que vous coupez les notifications ou qu'Apple ou Google le déclarent invalide ; il est effacé à la suppression du compte.
• Factures et pièces comptables (contrat d'abonnement, accord de prélèvement, relevés d'usage, paiements, remises appliquées) : 10 ans, obligation comptable (article L123-22 du Code de commerce).
• Sauvegardes : des copies de sauvegarde sont faites chaque nuit sur un second serveur d'ESDI, en France ; elles sont supprimées automatiquement au bout de 30 jours pour la base de données et la mémoire des assistants, et de 3 mois au plus pour les fichiers. Les copies ponctuelles faites avant une mise à jour importante sont supprimées au plus tard 12 mois après leur création. Ces copies sont à accès restreint et ne servent qu'à une restauration en cas d'incident : une donnée effacée du Service en disparaît dans ces délais, et si une copie devait être restaurée, ESDI referait les suppressions intervenues depuis sa date.

11. Sécurité

Chiffrement des secrets au repos (AES-256-GCM), dont les accès que vous enregistrez dans le coffre-fort, jamais renvoyés en clair à un écran ; dans la base de données, cloisonnement strict des données entre sociétés (row-level security) ; mots de passe hachés (argon2id) ; transport chiffré (HTTPS/WSS). L'accès aux serveurs est restreint et journalisé.

12. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment.

• Obtenir vos données : « Exporter mes données », dans l'application (Réglages → Appareils et données) ou sur le site (Appareils et données), produit un fichier avec vos informations personnelles.
• Supprimer votre compte : voir la section 13.
• Retirer un accord : l'accès au micro, à l'appareil photo, aux photos et aux notifications, dans les réglages du téléphone ; l'accord donné pour l'IA, dans l'application (Réglages → Appareils et données → Retirer mon accord) ou en écrivant à info@esdi.pro ; un service connecté, en le déconnectant sur le site ou en le demandant à votre société.
• Tout autre droit : écrivez à info@esdi.pro. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si votre demande porte sur des contenus que votre société gère, nous pouvons la lui transmettre.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

13. Supprimer votre compte

• Dans l'application : Réglages → Appareils et données → Supprimer mon compte.
• Sur le site : Appareils et données → Supprimer mon compte.

Les conséquences sont affichées avant de confirmer, et votre mot de passe vous est demandé. Si d'autres membres travaillent dans votre société, vous la quittez : vos collègues gardent leur espace. Si vous en êtes le seul membre et qu'elle n'a plus d'abonnement en cours, la société est supprimée avec vous. Dans tous les cas, votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe sont effacés ; vos sessions, vos appareils de notification et votre profil aussi.

Quand la suppression ne peut pas se faire tout de suite (vous êtes le dernier administrateur d'une société qui compte d'autres membres ou un abonnement en cours, ou votre compte n'a pas de mot de passe), l'application vous propose de demander la suppression ; sans l'application, la page indiquée ci-dessous le permet aussi. Un code envoyé à votre adresse e-mail confirme que la demande vient de vous. ESDI la traite dans un délai de 30 jours au plus : l'administration de la société est confiée à un autre membre, ou la société est supprimée ; un e-mail vous confirme la fin de la suppression.

Sans l'application ni accès à votre compte, vous pouvez demander la suppression depuis la page manager.esdi.pro/legal/suppression-compte, ou en écrivant à info@esdi.pro.

Quand une société est supprimée, ESDI efface toutes ses données (section 10), ses conversations et l'historique des réglages de ses assistants compris ; si elle doit en conserver certaines, comme les heures de travail de ses salariés, elle les récupère avant. Ne reste, chez ESDI, que ce qu'ESDI garde pour son propre compte :

• le journal des actions de l'IA, anonymisé (la nature de chaque action, l'outil et le modèle utilisés, les volumes et la date ; plus aucun message, résultat ni valeur de réglage) : 5 ans, pour pouvoir rendre compte de ce que l'IA a fait — avec la fiche anonymisée de ses assistants (« Assistant supprimé ») et, pour un assistant conçu sur mesure pour la société, sa définition ;
• le journal des connexions : 5 ans au plus, pour la sécurité, sans adresse IP ni appareil au-delà de 12 mois ;
• les factures et les pièces comptables (contrat d'abonnement, accord de prélèvement, relevés d'usage, paiements, remises appliquées) : 10 ans, obligation comptable ; l'abonnement est résilié.

Ils sont rattachés à une fiche de société anonymisée (son nom est effacé) et ne sont plus consultables dans le Service. Si le compte ne porte aucune autre société, il est anonymisé lui aussi : noms, adresses e-mail et mots de passe effacés ; s'il en porte d'autres, il continue avec elles. Les factures et les traces des paiements, elles, gardent ce qui y est écrit, dont le nom, l'adresse et l'adresse e-mail de facturation de la société. Si vous quittez une société qui continue d'exister, ce que vous y avez apporté lui appartient et y reste : les conversations que vous y avez eues (leur titre est effacé), les documents déposés dans son espace, les souvenirs enregistrés par ses assistants, et les services que vous lui avez connectés (une boîte mail, un agenda…). Avant de partir, demandez à votre société de déconnecter ces services, ou retirez leur accès depuis le compte concerné (par exemple dans les réglages de votre compte Google).

14. Cookies et stockage sur votre appareil

Le site et l'application utilisent un seul cookie, strictement nécessaire : celui de votre session de connexion. Ils gardent aussi sur votre appareil vos préférences d'affichage (thème, vues choisies). Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience n'est déposé. Les pages du site, y compris ces textes légaux affichés dans l'application, chargent une bibliothèque d'icônes depuis le réseau de diffusion jsDelivr, qui reçoit à cette occasion l'adresse IP de votre appareil. Les pages de paiement sont celles de Stripe, qui y applique sa propre politique.

15. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le Service. La date de dernière mise à jour figure en haut de page ; les changements importants vous seront signalés.

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